Software PM (Project management) para la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una disciplina relativamente estandarizado. Su desarrollo está muy relacionado con la investigación operativa y ...


La gestión de proyectos es una disciplina relativamente estandarizado. Su desarrollo está muy relacionado con la investigación operativa y gestión de operaciones, y actualmente se está incorporando el software PM (project managment, gestión de proyectos) basado en técnicas de revisión y evaluación de programas o proyectos (PERT, Program Evaluation and Review Techniques), método de la ruta crítica o del camino crítico (CPM, Critical Path Method), estructura desglosada del trabajo (WBS, Work Breakdown Structure), además de control de costos, cronogramas, calidad, medición del desempeño y gestión del ciclo de vida.

Durante la década de los 90s, la investigación en la gestión de proyectos se centró en el desarrollo de recursos humanos, incluida la formación de equipos, el desarrollo del liderazgo y la motivación. Con el advenimiento de las computadoras personales (PC), se desarrollaron varios programas basados ​​en ellas y se usaron ampliamente en la gestión de proyectos. Esta resultó ser una buena plataforma de despegue para la gestión de proyectos.

Un programa, paquete o software de gestión de proyectos puede tener la capacidad de ayudar a planificar, organizar y gestionar herramientas de recursos y desarrollar estimaciones de recursos. Dependiendo de la sofisticación del software, puede administrar la estimación y planificación, programación, control de costos y administración de presupuesto, asignación de recursos, software de colaboración, comunicación, toma de decisiones, gestión de calidad y sistemas de documentación o administración, los cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva un proyecto.

Categorías del software PM
Los softwares para la gestión de proyectos se pueden dividir en dos categorías:

A. Software PM (Project management, gestion de proyectos)
Se trata de un software especialmente diseñado para la función de gestión de proyectos. Los softwares más comunes en esta categoría pueden ser: Primavera, Microsoft Project, Artemis, Milestones, Prince2, Scitor, etc.
  • Software de nivel 1: diseñado para la planificación de un solo proyecto. Estos son simples, fáciles de usar y comprender, pero con capacidades limitadas de análisis de datos, por ejemplo, Milestone. Tal software es muy útil para preparar programas resumidos, por ejemplo, el calendario de propuestas de una sola página.
  • Software de nivel 2: diseñado para la gestión de proyectos individuales y ayuda a los líderes de proyectos en la planificación, seguimiento y generación de informes. Proporcionan un análisis exhaustivo del proyecto, informes de progreso y revisiones de planes. MS Project puede caer en esta categoría.
  • Software nivel 3: Este software incluye la planificación, supervisión y control de múltiples proyectos mediante la utilización de una base de datos común y un software sofisticado de supervisión e informe entre proyectos, por ejemplo, Primavera.
B. Software ERP (Enterprise Resource Planning, Planificación de Recursos Empresariales)
ERP es el software que se adapta a todas las funciones del proceso comercial (por ejemplo, finanzas, gestión de recursos humanos, cadena de suministro, etc.) y que tienen funciones de gestión de proyectos como módulos, por ejemplo SAP R/3, BAAN, Peoplesoft & JD Edward, etc.

Como ejemplo, la mayoría de las compañías petroleras están implementando el SAP para otras funciones comerciales (por ejemplo, finanzas, cadena de suministro, operaciones, etc.), pero no para la gestión de proyectos. Para la función gestión de proyectos se usa PM P3. La mayoría del software ERP proporciona arquitectura abierta y el software PM se puede integrar perfectamente con el software ERP. Las capacidades de los módulos de gestión de proyectos del software ERP son limitadas. Por lo tanto, es muy común usar software de PM (por ejemplo, P3) e integrarlo con el software de ERP, por ejemplo, SAP R/3. Además, mientras el software ERP se enfoca en las funciones comerciales más comunes (principalmente la fase de producción), por ejemplo, finanzas, control de inventario, etc., el software PM se enfoca solo en las funciones de gestión de proyectos. Como resultado, la mayoría del software ERP y PM han colaborado para proporcionar soluciones integradas.

Desarrollos en software PM
Durante los últimos años, todo el software de PM ha mejorado con la tecnología de Internet. La mayoría del software está habilitado para la web en la actualidad y ofrece servicios basados ​​en Internet, como:
  • Correo electrónico de datos, horarios e informes
  • Datos (horarios, informes, etc.) publicados en Internet / Intranet;
  • Captura de datos usando Internet / Intranet, teniendo así capacidades de multilocalización.
Hay algunos otros puntos sobresalientes sobre el software de PM:
  • La mayoría del software permite el intercambio de datos, por ejemplo, los datos de MS Project se pueden importar y usar en P3 o P6 y viceversa;
  • La mayoría de las veces, los datos de software de PM se pueden intercambiar con productos de MS Office, por ejemplo, MS Excel y MS Access.
  • Todo el software permite la personalización (solo el grado varía) para adaptarse a las necesidades / sistemas específicos de la organización.
Requisitos generales de datos
Los requisitos de entrada de datos de software de PM dependen de las capacidades y características del software, ya que el software que tiene capacidades de planificación de recursos requiere la entrada de datos de recursos. En general, los datos siguientes se requieren como entrada por el software PM:
  • Programación de datos, es decir, definición de actividad, estimación de la duración de la actividad y relación con otras actividades.
  • Datos de costo/presupuesto, es decir, el costo presupuestado y el costo real de la actividad o grupo de actividad.
  • Datos de recursos, es decir, recursos presupuestados de la actividad o del grupo de actividad y recursos reales consumidos, etc.
Algunos programas de software también requieren otros datos, por ejemplo, tres estimaciones de tiempo, etc., para simular un horario, WBS (estructura desglosada del trabajo) para organizar los datos según WBS.

Los software PM
A la fecha existen más de un centenar de softwares de gestión de proyectos disponibles en el mercado. Si bien algunos programas informáticos son específicos de las funciones (por ejemplo, Time Sheet management), la mayoría del software es de uso general y bastante flexible. Algunos softwares son específicos de negocios, por ejemplo, algunos softwares son más adecuados para proyectos de mantenimiento, algunos están específicamente diseñados para proyectos de tecnologías de información (TI) y tienen aplicabilidad limitada, pero la mayoría del software es de uso general y se puede usar en un amplio espectro de industrias o funciones. Además, la mayoría del software usa CPM (Método de ruta crítica) para preparar el cronograma. Algunos programas de uso común se tratan a continuación.

A. Primavera Project Planner
Este es el software de PM más comúnmente utilizado. P3 en adelante, es uno de los productos de la familia PM ofrecidos por Primavera Inc. P3 es el software más flexible y repleto de características a precios asequibles. Otro software que ha estado en el mercado por mucho tiempo es Artemis, pero es muy costoso y, a diferencia de P, requiere personal altamente capacitado para su personalización. A través de la competitividad de los costos y el marketing agresivo, particularmente en Asia, P se convirtió en la herramienta de planificación de hecho. Ahora el MS Project también ha mejorado mucho y puede competir con P.
P3 ofrece preparación de horarios, control de costos / presupuesto, planificación de recursos, capacidades de análisis hipotético, análisis de varianzas, informes y simulación (se necesitan diferentes programas), etc. Pero es irónico que la mayoría de las empresas solo utiliza capacidades de programación, recursos y los módulos de costo generalmente no se usan por completo.
P3 no es tan fácil de usar (en comparación con MS Project) y requiere una buena cantidad de capacitación para poder utilizar todas las características de P3 o P6.

B. MS Project
MS Project ha estado mejorando su difusión y calidad junto con otros productos familiares de Microsoft. Inicialmente, sus capacidades se limitaban principalmente a la preparación de gráficos de barras, las versiones ultimas permite la simulación con Crystal BallRiskyProject.
La versión actual contiene, desde la planificación, costo y capacidades de planificación / control de recursos. También tiene capacidades habilitadas para la web. MS Project es un producto de MS Office y está disponible muy fácilmente. Es muy barato en comparación con P6 y Artemis, etc. Es extremadamente fácil de usar. La mayoría de sus iconos / comandos están en línea con otros productos de MS Office.

C. Milestone
Este es un software de kidasa muy fácil de usar y muy útil en la preparación de programas de nivel 1. Este software es muy simple de usar y ofrece todas las características necesarias para preparar un cronograma en forma de Diagrama de Gantt, ademas de crear un reporte en MS Project o PDF.

D. Otros software
  • Project Workber (Applied Business Technology)
  • Time Line (Time Une Solutions)
  • Sure Trak (Primavera Systems)
  • CA_Super Project (Computer Associates. int')
  • Project Schedule (Scitor)
  • Artemis Prestige (Lucas Management Systems)
  • FasTracs (Applied Microsystems)
  • MinuteMan
  • Project KickStart
  • Microsoft Excel
Software complementarios para ingeniería de proyectos
Durante los últimos años, los procedimientos de ingeniería han experimentado una gran mejora. Desde los tableros de dibujo convencionales, el diseño se ha trasladado a las PC.
Hemos descrito una breve historia de la evolución de la gestión de proyectos y software PM en la gestión de proyectos. También se han incluido otros programas que se pueden utilizar de manera efectiva en la administración de ingeniería, adquisición, simulación y documentación de los proyectos, seguramente existen muchos software que no están incluida en la presente, si tienes alguna que no esta en las referencias, no dude en compartir y sugerir para que podamos ampliar la gama de software PM.

Referencias
  • About UsAACE International: The Authority for Total Cost Management, aacei.org,
  • Apaza, Ruben. Apuntes de Identificación, Preparación, Evaluación y Gestión de Proyectos; Ingeniería Industrial, Universidad Mayor de San Andres (UMSA), 2012 y PUC de Chile, 2016. 
  • Clements / Gido, Gestión efectiva de proyectos , Thomson.
  • Clifford F. Gray y Erik W. Larson, Project Management , Tata McGraw Hill.
  • Dennis Lock, Project Management , Novena Edición, Gower.
  • K. Nagarajan, Project Management , tercera edición, New Age International.
  • Margi Murphy, "The Top Ten Project Management Trends for 2016", esi-intl.co.uk
  • Margi Murphy, Six free, mobile-friendly project management tools for your business techworld.com, August 13, 2015
  • Metier Artemis, computinghistory.org.uk
  • Nevogt, Dave (17 September 2013). "31 Project Management Solutions". Hubstaff. Retrieved 3 November 2013.
  • PCK Rao, Project Management and Control , Sultan Chand & Sons.
  • PMI, Project Management Institute, pmi.org
  • PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE (PERT), referenceforbusiness.com
  • Sandro Azzopardi, Oracle's History: Innovation, Leadership, Results, oracle.com
  • Sandro Azzopardi, THE EVOLUTION OF PROJECT MANAGEMENT, projectsmart.co.uk
  • Technical Report, sei.cmu.edu
  • The Harmonogram, projectmanagementhistory.com
  • The Ultimate Guide to the Critical Path Method, smartsheet.com
  • What is PRINCE2?, prince2.com

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