Gestión de proyectos esbelta (Lean Project management), introducción

Al igual que en los procesos de Lean Manufacturing (fabricación esbelta) o de  Lean Production (producción esbelta) se eliminan los desper...


Al igual que en los procesos de Lean Manufacturing (fabricación esbelta) o de Lean Production (producción esbelta) se eliminan los desperdicios que no agregan valor en las operaciones, en gestión de proyectos también puede ser aplicado para crear mas valor. Al seguir un enfoque de eliminación de desperdicios y  crear valor para el cliente, se pueden mejorar la calidad del proyecto, además de reducir los tiempos y costos del mismo.

Actualmente, en el mundo de los negocios, Lean es un adjetivo de uso frecuente, y que el objetivo es el mismo, maximizar el valor y minimizar el desperdicio. Es decir, crear más valor para el cliente con menos recursos, con la visión de mejorar la productividad y competitividad. El movimiento Lean nació en la producción, por lo que se considera una técnica de fabricación. Sin embargo, esta puede ser aprovechado, tanto en producción como en los servicios, el Pensamiento Lean (lean thinking) esta en toda las industrias, desde las finanzas hasta los servicios médicos.

Por esta razón y muchas mas, en la presente y en los siguientes, haremos una revisión general de los principios de lean y su aplicación en las diferentes fases de la gestión de proyectos. Trataremos de desmitificar el Lean, desde sus orígenes, así de cómo aplicar en la gestión de proyectos, como las metodologías y herramientas de gestión, incluyendo Values stream maping, Six Sigma, el ciclo de Deming, Kanban y otros.

Presentaremos un bosquejo de los principios de Lean Manufacturing, aplicado a los procesos de Gestión de Proyectos, mostrando los beneficios que Lean ha logrado para la fabricación y que puede también en el mundo de los proyectos.

A. Lean Manufacturing
¿Que es el lean manufacturing? Como dijimos, Lean, es una palabra muy familiar en estos días, especialmente para cualquiera que trabaje en la fabricación o producción. Aunque sus raíces se remontan a los tiempos del Ford, Modelo-T, el término Lean, no se acuñó hasta la década de los años 1980 y no se conoció hasta la publicación de Lean Thinking de Womack y Jones. Este libro fue la primera que introdujo el pensamiento que ha convertido a Toyota en el fabricante de autos de clase mundial.

En definiciones generales, Lean Manufacturing o Toyota Production, es una práctica de la producción que considera, que el uso de recursos en una actividad que no crea valor para el cliente es un desperdicio, y por lo tanto la eliminación de esta es un objetivo. Así, simplemente eliminando la palabra "producción", podríamos tener una definición que puede aplicarse a diferentes procesos, como a los servicios.

El Lean Thinking, (Womack y Jones, 1996, p 16-26) presenta 5 principios de lean que son la base del Sistema de Producción Toyota (SPT):
  • Especificar el valor a los ojos del cliente,
  • Identificar el flujo de valor para cada producto,
  • Hacer un flujo de valor eliminando los residuos,
  • Dejar que el cliente tire del flujo, y
  • Mejorar continuamente, en la búsqueda de la perfección. 
Como se muestra, estos principios no están estrictamente referidos a la fabricación. En tal razón, los Principios Lean se están aplicando a una amplia variedad de flujos de valor y procesos, desde la fabricación de zapatos hasta los servicios en el hospital, en torno a las economías de flujo, la cual se centra en reducir los tiempos y costos totales para producir solo lo que se necesita cuando se necesita.

B. Flujo de valor
Hablamos del flujo de valor, pero ¿Que es realmente el flujo de valor? En Learning to See (Rother & Shook, 1999, p.3) definen el flujo de valor, como toda las acciones requeridas para llevar un producto a través de los principales flujos; desde el flujo de producción de la materia prima a los brazos del cliente o desde del flujo de diseño del concepto hasta el lanzamiento.  (Rother & Shook, 1999, p.3). El libro describe cómo crear un flujo de valor futuro con los mínimos desperdicios y de tiempos de entrega.

Aunque ambos textos solo utilizan ejemplos de fabricación, en sus referencias indican, que los flujos de valor, el desperdicio inherente en ellos, también existen en otras partes de una organización. Por tanto, podemos pensar que el Lean ya no es exclusivo de la fabricación, las empresas no manufactureras también pueden beneficiarse al eliminar los desperdicios en sus procesos. Si se puede aplicar Lean para reducir el desperdicio en el proceso de diseño del producto, entonces no hay obstáculos para aplicar estos mismos conceptos a cualquier proyecto. Es decir, que menos desperdicios en la gestión de proyectos significa que los proyectos pueden terminarse más rápido, con mejores resultados, costos más bajos y de calidad.

C. Gestión de proyectos esbelta (GPE)
Entonces, ¿qué es la gestión de proyectos esbelta (Lean proyect management)? La GPE, es la aplicación de conceptos Lean, como la construcción esbelta (lean construction), la producción esbelta (Toyota or lean manufacturing) y el pensamiento esbelto (lean thinking) en la gestión de proyectos.  En general, la GPE es dar más valor con menos desperdicio en el contexto de los proyectos.

Lean Project Management es la aplicación de los 5 principios Lean a la gestión de proyectos. Como dijimos el Lean es un método sistemático para la eliminación de desperdicios, para esto, Ohno identificó 7 formas de desperdicios que se pueden aplicar en los proyectos, las cuales son:
  • Sobreproducción: producir más o antes de lo necesario,
  • Inventarios altos: acumulación de materiales o información,
  • Sobreproceso: procesos innecesarios,
  • Esperas largas: tiempos perdidos,
  • Reprocesos: por defectos o inspecciones
  • Transportes largos: de productos, materiales o información,
  • Movimientos: innecesarios de personal por zona de trabajo.
Por tanto, la GPE trata de reducir desperdicios (Muda) creados en el sistema de fabricación, los creados a través de las sobrecargas (Muri) y los residuos creados por la desigualdad en las cargas de trabajo (Mura), todo esto para entregar mas valor al cliente, el valor entendida como cualquier  producto, acción o proceso agregado que un cliente estaría dispuesto a pagar.

En la gestión de proyectos tradicional existe una trinidad imposible entre tiempo, costos y calidad, es decir que no se puede mejorar una sin afectar los otros dos, con Lean se espera romper con este esquema, y con el uso adecuado de las técnicas de Lean, tendríamos un resultado mejor, eliminando desperdicios en todo el ciclo de los proyectos, produciendo una mayor satisfacción al cliente y un buen margen de ganancia para las partes interesadas. Porque, cuanto más tarda en completarse un proyecto, más dinero costará. Y cuando se tiene en cuenta los gastos innecesarios o la pérdida de ingresos (pérdida de beneficios al completar el proyecto), el costo de las demoras en la finalización del proyecto es más que significativa.

Entonces, el objetivo general de la GPE, es utilizar menos recursos para obtener un proyecto de mas calidad, principalmente,  reducir el tiempo y costos requerido para completar el proyecto de mejor calidad eliminando desperdicios para entregar mas valor, por ejemplo, eliminando las actividades innecesarias y aumentando la cantidad de tiempo en tareas que agregan valor. Al hacer esto, se espera crear más valor para el cliente y los interesados a un costo menor, y por su puesto los beneficios de aplicar Lean en los proyectos serán el de completar el ciclo del proyecto, antes de lo previsto.

Referencias
  • Apaza, Ruben. Apuntes de Identificación, Preparación, Evaluación y Gestión de Proyectos; Ingeniería Industrial, Universidad Mayor de San Andres (UMSA), 2012 y PUC de Chile, 2016.
  • Banco Inteamericano de Desarrollo (BID), Gestion de proyectos de Desarrollo, 4ta edición, 2015.
  • Shook, J., Rother, M. Learning to See. Value Stream Mapping to add value and Eliminate Muda, Brookline, MA: The Lean Enterprise Institute, 1999.
  • Womack, J., Jones, D., & Roos, D., (1990) The Machine that Changed the World: The Story of Lean Production, New York : HarperCollins,,1990.

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