Gestion de proyectos y Lean Project Management

Que es la Gestión de proyectos y la gestión de proyecto lean o esbelta (Lean Project Management). Partamos de la gestión o dirección de proyectos llamada tradicional u ortodoxa en base a PMBok del Project Management Institute (PMI). 

1.4.1. ¿Que es la Gestión de proyectos?

En la visión “tradicional”, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI, 2013). Y la gestión de proyectos, también conocida como gerencia, administración o dirección de proyectos, es una disciplina que sirve para guiar e integrar los procesos necesarios para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar proyectos con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance estipulado dentro de los límites de tiempo y presupuesto definidos (BID, 2016). 

En la gestión de proyectos, existe un triángulo (trinidad imposible entre calidad, costo y tiempo), que en el fondo son ciertos indicadores de desempeño del proyecto, equilibrar las restricciones contrapuestas que incluyen, entre otras: El alcance, calidad, cronograma, presupuesto, recursos y riesgos.

Gráfica 1. Gestión de Proyectos vs Lean Project Management.

La restricción está basada en el sacrificio, el compromiso entre los factores. Por ejemplo, si queremos menos tiempo, probablemente se supone que deberíamos pagar más, o sacrificar algo de la calidad o alcance (objetivo). Podríamos querer sacrificar el tiempo, o sacrificar en parte la calidad. 

El pensamiento Lean Management trata de complementar este paradigma tradicional. Aspirar que podemos mejorar simultáneamente cada uno de esos indicadores de la trinidad. Pensar que se puede mejorar los plazos, se puede mejorar los costos y la calidad simultáneamente, sin que exista ese compromiso o restricción entre factores, a través de nuevas formas contractuales y de nuevas formas de abordar los proyectos “Lean” como un proceso de Eliminar Desperdicios con la Meta de Crear Valor.

1.4.2. Lean Project Management 

Gestión de proyectos lean o esbelta (Lean Project Management), es adaptar principios de gestión de producción lean, a la gestión de los proyectos, para lograr el mismo objetivo: maximizar el valor mientras se minimiza el desperdicio. Gestionar un proyecto en vez de una fábrica de automóviles, por ejemplo, asimilar un flujo continuo del proceso de producción en automóviles a un flujo continuo de la ejecución del proyecto en general, como también en la ingeniería concurrente, o sea invitar a diseñar, no solamente el producto, sino también el proceso por el cual lo voy a ejecutar, la organización que voy a usar, al mismo tiempo, es decir (sistemático, coordinado y simultáneo). Esas ideas son las que están plasmadas en muchas de las prácticas actuales en esta área del Lean Project Management.

La gestión de proyectos lean puede ayudar a lograr una serie de objetivos, que incluyen:

• Mejorar la calidad del proyecto,
• Completar el proyecto a tiempo,
• Terminar el proyecto según lo presupuestado,
• Cumplir los requisitos de rendimiento del proyecto,
• Eliminar desperdicios,
• Reducir costos 
• Y en general, agregar valor al proyecto.

Se trata de un esfuerzo integral, porque hay una filosofía que inspira, pero al mismo tiempo hay ciertos métodos o tecnologías que me ayudan a implementar esta filosofía. Por ejemplo, sistemas de planificación basados en Lean, sistemas de control de inventarios, sistemas de diseño colaborativo. Estas son las herramientas que se están aplicando hoy día en muchos proyectos. Pero esto no tiene sentido ni sustentabilidad si no somos capaces de crear una cultura. Personas que estén empapadas de esta filosofía, que conozcan las herramientas, que sean competentes para mantener una implementación de este tipo.

Aunque Lean se originó en la fabricación, su enfoque genérico de eliminar desperdicios o las actividades que no agregan valor para enfocarse en crear más valor para el cliente, ahora se está aplicando en muchas otras áreas de la ingeniería, administración, gestión de proyectos y otros. Aunque las herramientas utilizadas pueden ser diferentes en cada función, los principios siguen siendo los mismos.

Con el lean, se puede tener una variedad de técnicas que se pueden aplicar a la gestión de proyectos para reducir drásticamente los plazos de entrega del proyecto, aumentando el valor para el cliente y reducir los costos. Muchas de estas herramientas son fáciles de aplicar y, sin embargo, pueden tener resultados significativos e inmediatos. Sin embargo, el desafío radica en mantener las mejoras (mejora continua), lo que requiere un enfoque disciplinado.

Referencias

• Apaza, Ruben. Apuntes de Identificación, Preparación, Evaluación y Gestión de Proyectos ; Ingeniería Industrial, Universidad Mayor de San Andres (UMSA), 2012 y PUC de Chile, 2016.
• Banco Inteamericano de Desarrollo (BID), Gestion de proyectos de Desarrollo, 4ta edición, 2015.
• PMI, Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBOK®), Quinta edición, 2013.